Чат-бот для новых сотрудников FESCO: как смягчить процесс адаптации для всех поколений и специальностей при помощи одного инструмента
В FESCO активно расширяют команду и привлекают сотрудников разных специальностей — от IT до портовых грузчиков. Многие из них — недавние выпускники университетов и колледжей, для которых очень важно получать информацию здесь и сейчас, в максимально понятном, тезисном формате. Традиционные способы и адаптационные материалы оказываются уже не настолько эффективны. Разработку нового, более подходящего под ЦА инструмента HR-команда доверила нам!
О компании
FESCO — одна из крупнейших в России транспортно-логистических компаний. В активах — собственный флот, торговый порт во Владивостоке, железнодорожный подвижной состав, парк контейнеров и четыре терминальных комплекса.
В команде — более 6 700 сотрудников, которые делятся на шесть дивизионов и работают в самых разных точках мира — от «родины» FESCO во Владивостоке до Суэцкого канала в Египте.
В команде — более 6 700 сотрудников, которые делятся на шесть дивизионов и работают в самых разных точках мира — от «родины» FESCO во Владивостоке до Суэцкого канала в Египте.
Цель и задачи
Разработать удобный и доступный 24/7 онлайн-инструмент для адаптации и информирования новых сотрудников:
проанализировать ЦА и подобрать площадку, подходящую для большинства новых специалистов
разработать чат-бот на площадке Telegram
подготовить контент
добавить поиск и навигацию для быстрого доступа к нужным разделам
внедрить систему учета прогресса и напоминаний, чтобы каждый сотрудник мог своевременно завершать этапы адаптации
разработать механизм сбора обратной связи от пользователей
Как строилась работа
Мы работаем с HR-командой FESCO больше двух лет и в деталях знаем особенности ЦА, корпоративную культуру и tone of voice. Для компании мы уже подготовили серию анимационных роликов-инструкций, два чат-бота для проведения праздничных квизов и поздравительный лендинг. А еще наша команда помогает FESCO вести корпоративный Telegram-канал, так что мы давно на одной волне!
На старте нового проекта по разработке чат-бота нам было достаточно одного созвона — мы обсудили цели и задачи инструмента, идеи и пожелания HR-команды FESCO и список необходимых материалов.
На старте нового проекта по разработке чат-бота нам было достаточно одного созвона — мы обсудили цели и задачи инструмента, идеи и пожелания HR-команды FESCO и список необходимых материалов.
Для обеспечения максимальной доступности и удобства мы решили использовать платформу Telegram, которая популярна и доступна для большинства представителей ЦА.
При разработке придерживались следующих принципов:
При разработке придерживались следующих принципов:
-
Простота взаимодействияВся информация подается в формате диалога,
что делает процесс обучения интерактивным и вовлекающим -
Модульная структураИнформация разделена на тематические блоки, изучать материалы можно в любом порядке самостоятельно -
Доступность 24/7Сотрудник может получить ответ сразу же после запроса, в любое время -
Актуальность всех материаловЧат-бот интегрирован с базой знаний компании,
все необходимые документы автоматически обновляются
Мы подготовили инструмент «под ключ» — все процессы организовала наша команда.
Вся работа заняла три месяца, за это время мы:
Вся работа заняла три месяца, за это время мы:
- разработали сценарий чат-бота;
- подготовили все тексты и скрипты, разделили данные на модули и организовали контент таким образом, чтобы усвоить его было легко и быстро,
- сконструировали чат-бот в Telegram;
- протестировали и проверили каждый процесс.
Решение
У нас получился не просто чат-бот с инструкциями, а настоящий навигатор для новых сотрудников по всем вопросам. Внутри:
- история и структура компании;
- варианты обучения;
- навигация по офису и график работы;
- информация по кадровым вопросам — об отгулах, больничных, отпусках, справках, командировках и удаленной работе;
- все о бенефитах и льготах — инфо о ДМС, специальных скидках и акциях для сотрудников.
Инструмент активен на протяжении всего испытательного срока — в течение трех месяцев. Сразу после регистрации в боте пользователь может, как получать информацию автоматически, по заранее намеченному графику, так и уточнить любой вопрос самостоятельно — в 2−3 клика.
У чат-бота дружелюбный tone of voice, он комфортен в общении и близок по духу молодому поколению — общается на «ты» и дополняет свои реплики смайликами. Есть у чат-бота и еще один полезный и актуальный функционал — он поддерживает нового сотрудника эмоционально — спрашивает, как идут дела, нет ли трудностей и всегда готов помочь — направить, успокоить и виртуально обнять.
У чат-бота дружелюбный tone of voice, он комфортен в общении и близок по духу молодому поколению — общается на «ты» и дополняет свои реплики смайликами. Есть у чат-бота и еще один полезный и актуальный функционал — он поддерживает нового сотрудника эмоционально — спрашивает, как идут дела, нет ли трудностей и всегда готов помочь — направить, успокоить и виртуально обнять.
Результаты
Чат-бот для адаптации новых сотрудников FESCO стал важным шагом в автоматизации и оптимизации процессов онбординга. Инструмент позволяет:
- сократить время адаптации и снизить нагрузку на HR-отдел;
- увеличить количество сотрудников, прошедших испытательный срок;
- повысить вовлеченность новых сотрудников, их удовлетворенность процессом онбординга;
- поддержать новичков эмоционально и смягчить сложный период привыкания к новой компании.
Теперь у начинающих специалистов FESCO есть не только доступный сервис для получения необходимой информации, но и удобный онлайн-наставник, который помогает быстрее влиться в команду и почувствовать себя частью большой компании.
Заинтересовались?
Давайте это обсудим...
Наши проекты
Статьи: теория и практика
от экспертов Brand Lovers
Еще больше пользы — актуальные курсы, статьи, вебинары, подкасты и чек-листы — в нашей Академии ПРОвнутриком.